1. Préambule
Le 21 septembre 2021, l’Assemblée nationale du Québec adoptait la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi 25 »). Celle-ci modifie principalement la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès »), laquelle prévoit l’adoption, d’ici le 22 septembre 2023, d’une politique de confidentialité si l’organisme public recueille des renseignements personnels par un moyen technologique.
Dès lors qu’un cégep collectera des renseignements personnels à partir d’une page de son site Internet, il devra avoir publié une politique de confidentialité.
2. Politique
Le Cégep de Drummondville est soucieux de veiller à la protection des renseignements personnels. C’est pourquoi il prend des mesures de sécurité afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels recueillis par l’entremise de ses sites Web.
La présente politique de confidentialité pour le Web vise à vous informer sur les pratiques adoptées à l’égard des renseignements personnels transmis au moyen de ce site. Le Cégep rappelle toutefois aux utilisateurs que les textes des lois, des règlements, des conventions collectives et autres documents ont préséance sur cette politique.
3. Collecte et utilisation des renseignements personnels
Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Les renseignements personnels ne sont recueillis par le Cégep de Drummondville qu’avec le consentement des personnes utilisatrices, après qu’elles aient été informées de l’objectif de la collecte. La collecte peut notamment avoir lieu au moyen d’un formulaire en ligne. Les informations peuvent notamment comprendre : nom, prénom, adresse postale, code postal, adresse électronique, numéro de téléphone, genre, sexe, date de naissance, origines (sociales, ethniques, etc.), religion, données médicales, scolarité, formation, profession, préférences (musicales, littéraires, etc.), situation familiale.
Le Cégep utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que la personne y consente expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige. Le Cégep peut utiliser les renseignements personnels collectés entre autres, pour les finalités qui suivent :
- Permettre l’inscription à une activité d’information scolaire ou à une bourse, et le suivi après une telle inscription;
- Transmettre de l’information sur ses activités pédagogiques et la vie étudiante;
- Faire la promotion de ses programmes et de ses services;
- Diffuser des avis et des alertes;
- Faire des sondages pour mieux connaître la satisfaction et les besoins des utilisateurs;
- Permettre l’ensemble des activités de recrutement;
- Recueillir des statistiques quant à la fréquentation du site Web;
- Recueillir les informations des personnes étudiantes pour offrir et mettre en place les services nécessaires à leurs besoins;
- Permettre de traiter les demandes d’emploi;
- Pour remplir nos obligations en matière d’accès à l’égalité en emploi;
- À des fins de satisfaire nos obligations légales, règlementaires et/ou de gestion des risques.
4. Confidentialité et sécurité
Le Cégep de Drummondville s’assure de mettre en place des mesures de sécurité permettant de protéger adéquatement les renseignements confidentiels.
Toutes les informations personnelles recueillies par le Cégep de Drummondville sont sauvegardées dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés au Canada. De plus, tous les échanges d’information utilisant Internet sont cryptés.
Ces renseignements ne sont accessibles que par les membres du personnel autorisés à y accéder et ils doivent s’identifier au moyen d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Le personnel autorisé consulte uniquement les renseignements personnels requis dans le cadre de ses fonctions.
Par ailleurs, le Cégep se dégage de toute faille touchant la protection des renseignements personnels découlant des différents services, logiciels, fichiers et/ou autres applications installés sur l’appareil utilisé par le visiteur pour naviguer sur le site Web du Cégep.
5. Fichiers témoins « cookies »
Les fichiers témoins sont de petits fichiers textes qui sont téléchargés sur le disque dur d’un ordinateur d’un visiteur à l’occasion de la consultation de certaines pages Web, de façon temporaire ou permanente. Ils ne permettent pas de recueillir de renseignements personnels sur un visiteur.
Le Cégep utilise des témoins afin de faciliter la navigation, de personnaliser et de contextualiser l’information et à des fins de promotions et de statistiques. En utilisant le site Web du Cégep, chaque personne accepte que celui-ci dépose des témoins sur son appareil.
À tout moment, il est possible de paramétrer son navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Il est également possible en tout temps de détruire les témoins en effaçant les données de navigation.
6. Outils de mesure d’audience
Le Cégep de Drummondville utilise les services de Google Analytics afin de mesurer l’audience et la fréquentation de son site Web.
À l’aide de fichiers témoins, Google Analytics collecte certaines informations, dont les pages visitées, la date et l’heure de la visite, les liens sur lesquels la personne clique, le type de système d’exploitation de l’ordinateur utilisé, la langue du navigateur, le nom du fournisseur du service Internet et la localisation géographique. Les données collectées par Google sont anonymisées et ne peuvent être directement associées à un individu. Elles sont conservées sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec.
Toute personne peut installer sur son ordinateur personnel un module complémentaire pour désactiver Google Analytics et l’empêcher d’enregistrer ses données.
7. Publicité par des tiers
Le Cégep de Drummondville utilise à des fins de publicité les services de sites tiers, comme Facebook, Google, Snapchat, YouTube, LinkedIn, Instagram et différents médias Web pour promouvoir ses services et ses programmes. Ceux-ci ne sont pas exhaustifs et sont appelés à changer.
Lorsqu’une personne visite le site Web du Cégep, ces sites peuvent utiliser des témoins ou d’autres technologies similaires pour collecter ou recevoir des informations à propos de la navigation faite et ainsi définir le comportement et les habitudes de navigation sur le Web. Ces technologies permettent de diffuser des publicités ciblées en fonction des centres d’intérêt de la personne utilisatrice. Les renseignements transmis à ces sites tiers sont anonymisés et ne peuvent être associés directement à un individu.
8. Sites Web externes
Le site Web du Cégep de Drummondville peut comporter des liens vers des sites tiers qui sont exploités par d’autres organisations. Le Cégep n’exerce aucun contrôle sur ces sites Web et les avoir répertoriés n’engage d’aucune façon sa responsabilité. Nous recommandons d’examiner attentivement la politique de confidentialité de ces autres sites.
9. Cadre juridique
À titre d’organisme public, le Cégep de Drummondville est assujetti à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès).
Ainsi, le Cégep doit assurer la confidentialité des renseignements personnels obtenus dans l’exercice de ses fonctions. Il doit également s’assurer que ces renseignements sont utilisés uniquement par le personnel autorisé. Les renseignements personnels obtenus ne peuvent être communiqués à d’autres personnes ou organismes que dans les seuls cas prévus par la Loi sur l’accès.
La Loi sur l’accès permet aux personnes utilisatrices de consulter les renseignements personnels les concernant et de les faire rectifier. Les demandes de rectification doivent être acheminées à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels du Cégep.
10. Diffusion et mise à jour de la politique
La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès est la secrétaire générale du Cégep de Drummondville, directrice des ressources humaines et des affaires corporatives. Elle veille à ce titre au respect et à la mise à jour de la Politique de confidentialité pour le Web régissant le site Web du Cégep de Drummondville.
La politique est disponible en tout temps sur le site Web du Cégep.
11. Questionnement ou dépôt d’une plainte
Pour poser une question relative à la politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec :
Direction des ressources humaines et des affaires corporatives
Secrétaire générale
Cégep de Drummondville
960, rue Saint-Georges
Drummondville (Québec) J2C 6A2
Téléphone : 819 478-4671, poste 4300
secretariatgeneral@cegepdrummond.ca
12. Entrée en vigueur
La présente politique est adoptée par le conseil d’administration et entre en vigueur le jour de son adoption. Elle remplace et abroge toute politique antérieure.